Boekingen beheren

Onder Boekingen (/expert/boekingen) staan al je afspraken: losse sessies, trajectsessies en aanmeldingen voor groepsmomenten.

Het overzicht#

Bovenaan kies je een tabblad:

Tabblad	Wat zie je?
Komend	Bevestigde afspraken die nog niet voorbij zijn, de eerstvolgende bovenaan
Afgelopen	Afspraken waarvan het begin voorbij is, de meest recente bovenaan
Geannuleerd	Alle geannuleerde afspraken

Per afspraak zie je de klant, het aanbod, datum en tijd, en de status. Klik op een afspraak om hem te openen.

Statussen#

Status	Betekenis
Bevestigd	Betaald (of uit een traject ingepland) en ingepland
Afgerond	De sessie heeft plaatsgevonden
Niet verschenen	De klant kwam niet opdagen
Geannuleerd	Door de klant, door jou of door de beheerder geannuleerd

Een moment waarvoor de klant nog moet betalen, verschijnt niet in je overzicht.

Een boeking openen#

Op de detailpagina zie je:

• het soort aanbod, de titel, datum en tijd, en de status;
• Betaald (wat de klant betaalde) en Jouw deel (na commissie). Bij trajectsessies staat hier geen bedrag; het traject is bij aankoop afgerekend;
• de knop Vergaderlink;
• Voorbereiding van de klant: de notitie van de klant en de antwoorden op je intakeformulier;
• Sessienotities en Actiepunten voor de klant;
• rechts een link naar het Klantdossier en de knop Bericht sturen;
• na afloop eventueel de review die de klant gaf.

Sessienotities en actiepunten#

1. Typ in Sessienotities wat er besproken is en welke afspraken je hebt gemaakt.
2. Vink Delen met klant aan als de klant de notitie mag zien. Hij ziet gedeelde notities bij zijn afspraak.
3. Klik op Notitie opslaan.

Bij Actiepunten voor de klant voeg je een taak toe met eventueel een deadline en klik je op +. Het actiepunt verschijnt bij de klant onder Doelen & acties, waar hij het kan afvinken. Afgevinkte actiepunten zie je doorgestreept.

Een sessie afronden#

Is het begintijdstip van een bevestigde afspraak voorbij, dan zie je twee knoppen:

• Sessie afronden: de status wordt Afgerond. Bij een betaalde sessie krijgt de klant automatisch een verzoek om een review te schrijven.
• Klant niet verschenen: de status wordt Niet verschenen. Er wordt geen reviewverzoek verstuurd en er volgt geen terugbetaling.

Het tabblad Afgelopen laat zien welke afspraken nog op Bevestigd staan en dus nog afgerond kunnen worden.

Goed om te weten: Rond je een sessie niet zelf af, dan doet het platform dat automatisch 12 uur na het einde van de sessie, inclusief het reviewverzoek. Wil je een no-show registreren, doe dat dan binnen die 12 uur.

Een afspraak annuleren#

Zolang een bevestigde afspraak nog niet begonnen is, kun je hem annuleren.

1. Open de boeking en klik op Annuleren.
2. Vul een Reden (verplicht) in. De klant ontvangt je toelichting.
3. Klik op Annuleren bevestigen.

De klant krijgt altijd het volledige bedrag terug, ongeacht je annuleringsbeleid. Bij een trajectsessie krijgt hij de sessie terug in zijn traject. Een afspraak in je Main-agenda wordt verwijderd. Bij een betaalde afspraak wordt automatisch een creditnota gemaakt (zie Facturen).

Geannuleerde afspraken vind je onder het tabblad Geannuleerd.

Let op: Wil je een heel groepsmoment afzeggen, annuleer dan het moment bij het aanbod. Alle deelnemers krijgen dan in één keer hun geld terug. Zie Circles.

Herinneringen#

Ongeveer 24 uur voor een bevestigde afspraak krijgen jij en de klant automatisch een herinnering. Wil je klanten daarnaast zelf iets sturen, gebruik dan Automatische opvolging.

Goed om te weten: Hoe je klant zijn afspraken bekijkt en annuleert, lees je in Afspraken beheren.